Dokumente (z. B. Ablichtungen, Abschriften oder Ausdrucke) können amtlich beglaubigt werden, wenn es sich handelt um

• amtliche Urkunden deutscher Behörden zur Verwendung im Inland (für ausländische Urkunden, die im Inland sowie inländische Urkunden, die im Ausland verwendet werden sollen, gelten besondere Regelungen und Zuständigkeiten)
• sonstige Dokumente, wenn das Dokument zur Vorlage bei einer Behörde benötigt wird

Dokumente dürfen nicht amtlich beglaubigt werden, wenn

• die ausschließliche Zuständigkeit einer anderen Behörde gegeben ist (z. B. Personenstandsurkunden und Auszüge aus dem Liegenschaftskataster)
• die Annahme berechtigt ist, dass der ursprüngliche Inhalt des Dokuments, dessen Ablichtung, Abschrift oder Ausdruck beglaubigt werden soll, geändert worden ist (z. B. wegen Lücken, Durchstreichungen und Einschaltungen) oder wenn der Zusammenhang eines aus mehreren Blättern bestehenden Schriftstückes aufgehoben ist

• Originale der zu beglaubigenden Dokumente
• Kopien, Abschriften oder Ausdrucke der Originale

Beglaubigungen werden in der Regel sofort bearbeitet.

Für die Beglaubigung von Dokumenten ist zuständig bei

•  amtlichen Urkunden:
   o die Behörde, die die Originalurkunde ausgestellt hat (Eigenurkunde)
   o im Übrigen (Fremdurkunde) grundsätzlich das Einwohnermeldeamt

• sonstigen Dokumenten: in der Regel das Einwohnermeldeamt